A Portaria 671/2021 trouxe regras que melhoram as que já existiam em várias portarias antigas, como a 373 e 1510. O objetivo da portaria é tornar ainda mais claro para empregadores e empregados quais são as regras referentes ao controle de jornada de trabalho com o ponto eletrônico.
Atualmente existem 3 formas de classificação dos pontos eletrônicos, sendo 3 tipos de registradores:
- O Registro Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): É o Registrador Eletrônico de Ponto tradicional físico que era regido pela Portaria 1510. Ele é usado para marcação do ponto pelo próprio funcionário, imprimindo um comprovante de registro, as marcações não são apagadas e o certificado pelo INMETRO é obrigatório. Esse é o único modelo de registro que a Portaria estabelece ainda ser necessário a apresentação de certificação pelo INMETRO. A Portaria 671/2021 estabelece algumas regras sendo a principal que o sistema deve estar sempre no local da prestação do serviço, o sistema também precisa estar disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor Fiscal do Trabalho, não podendo o empregador vender o REP-C para empresa que não pertença ao seu grupo econômico. Então como regra geral apenas empregados da mesma empresa podem usar o sistema, exceto em dois casos: Os registro de jornada do trabalhador temporário e empresas de um mesmo grupo econômico que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
- O Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P): É um conceito diferente trazido pela Portaria 671/2021. São programas ou plataformas (softwares) de ponto que funcionam por meio de programas de tratamento de ponto e os coletores de marcações. A principal regra para o uso do Registrador é que o REP-P deve ser certificado como programa de computador no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) e deve ser usado de forma exclusiva para o registro de jornada, devendo ter capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho, como a entrada e saída de empregados, no caso o chamado Arquivo de Fonte de Dados (AFD). Mesmo sendo um programa, ele precisa emitir o comprovante de registro do ponto do trabalhador de forma digital (PDF) ou impresso.
- Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Foi criado a partir da substituição da Portaria 373 pela Portaria 671 e só pode ser utilizado quando autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Esse registrador deve registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador, não deve permitir alteração desses registros, não pode permitir a restrição de horários para a marcação do ponto bem como precisa gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD), quando solicitado pelo Auditor Fiscal do Trabalho, sendo que o arquivo ainda deve receber uma assinatura eletrônica que use um certificado digital válido.
Os comprovantes dos registros de ponto em caso de serem eletrônicos precisam ser no formato PDF e assinado eletronicamente, lembrando que no REP-C deve seguir as normas do INMETRO, já no REP-A e REP-P deve ser assinatura qualificada, com certificado emitido pelo ICP-BRASIL, conforme previsto na Lei 14.063/2020. O trabalhador deve ter acesso, por meio eletrônico, ao comprovante de seu registro de ponto a cada marcação, independente de prévia aprovação ou solicitação bem como os comprovantes devem estar disponíveis para extração por um prazo de, pelo menos, 48 horas.
Nos termos da portaria, o relatório espelho de ponto eletrônico precisa ser disponibilizado, por sistema informatizado, todo mês para o trabalhador, seja de forma eletrônica ou impressa e deve conter de forma obrigatória: identificação do empregador: CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO; identificação do empregado: CPF, data de admissão e cargo/função; data de emissão e período do relatório; horário e jornada contratual do empregado; marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas/desconsideradas/pré-assinaladas) e duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
